๑. เนื้อหาข้อมูล
ผู้นำเสนอจะต้องจัดเตรียมความพร้อมของเนื้อหา ข้อมูล ดังนี้
๑.๑
จัดข้อมูลอย่างเป็นระบบและเป็นลำดับขั้นตอน
๑.๒ จัดทำเค้าโครงการนำเสนอทุกครั้งที่มีการนำเสนอ
๒. ผู้นำเสนอ
ผู้นำเสนอที่มีประสิทธิภาพที่ดี ดังนี้
๒.๑
มีความรู้ในเรื่องที่จะนำเสนอเป็นอย่างดี
๒.๒ ศึกษาวิเคราะห์ผู้ฟัง
โอกาสและสถานการณ์ก่อนการนำเสนอทุกครั้ง
๒.๓
มีบุคลิกภาพและการวางตัวที่เหมาะสม
๓. การดำเนินการนำเสนอ
๓.๑ เทคนิคและวิธีการนำเสนอ
๓.๑.๑ ใช้วิธีการนำเสนอที่เหมาะสม
วิธีการที่ใช้สำหรับการนำเสนอ
ข้อมูลมีให้เลือกหลายวิธีด้วยกัน
เช่น การอธิบายเหตุผล การเล่าเหตุการณ์
๓.๑.๒ ใช้อุปกรณ์ช่วยในการนำเสนอ
นอกจากใช้วิธีการที่เหมาะสมกับ
การนำเสนอแล้ว
ผู้นำเสนอจะต้องพยายามดึงดูดความสนใจ อุปกรณ์ที่นิยมใช้กันมี ดังนี้
- เอกสารประกอบการนำเสนอ
- แผ่นใน ภาพนิ่ง
แผนผัง
๓.๑.๓ ให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม การพูดเพียงอย่างเดียว
อาจทำให้ผู้ฟังรู้สึก
เบื่อหน่าย
การกระตุ้นให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอนับเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยดึงความสนใจ
๓.๑.๔ รู้จักใช้จิตวิทยาในการนำเสนอ
สำหรับจิตวิทยาในการนำเสนอ
แรงจูงใจ
หมายถึง แรงจูงใจที่ชักจูงให้ผู้ฟังสนใจ ได้แก่ ความอยากรู้อยากเห็น
๓.๑.๕ สรุปทบทวนประเด็นสำคัญ
การสรุปเป็นการช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจ
ชัดเจนยิ่งขึ้น
๓.๒ ศิลปะในการนำเสนอ
๓.๒.๑ มีการแสดงมารยาททางสังคม
-
การทักทายที่ประชุมเป็นการให้เกียรติ ที่สำคัญต้องมีความสุภาพ
- การแนะนำตัว
กรณีที่ไม่มีผู้ใดแนะนำตัวที่จะมานำเสนอให้กับผู้ฟังได้
รู้จัก
ผู้นำเสนอจะต้องแนะนำชื่อตนเองให้ชัดเจน
๓.๒.๒ มีการใช้ภาษาที่เหมาะสม
- ภาษาที่ใช้ต้องมีความชัดเจน
- ภาษาที่ใช้ต้องมีเหมาะสมกับกาลเทศะและบุคคล
ผู้พูดต้อง
คำนึงถึงทุกเพศทุกวัย
- ภาษาที่ใช้ต้องมีความสมเหตุสมผล
ฉะนั้นผู้นำเสนอจึงควร
ยกตัวอย่างประกอบเรื่องที่พูดให้ชัดเจน
๓.๓ มีการแสดงออกที่เหมาะสม
การนำเสนอถึงแม้จะเนื้อหาสาระดีเพียงใดหาก
มีการแสดงออกที่ไม่เหมาะสม
ก็อาจทำให้การนำเสนอนั้นๆ หมดคุณค่าได้
๓.๓.๑ การแสดงออกทางใบหน้า
ขณะที่นำเสนอผู้พูดควรแสดงความมี
มนุษยสัมพันธ์กับผู้ฟัง
โดยการยิ้มแย้มแจ่มใส
๓.๓.๒ การทรงตัวและการวางท่า
ในขณะที่ผู้นำเสนอยืนพูดหรือนั่งพูด
๓.๓.๓ มีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ฟัง
ความมีมนุษยสัมพันธ์อันดีนับเป็นส่วน
สำคัญในการสร้างมิตรภาพในการสื่อสาร
สร้างความคุ้นเคย
๓.๓.๔ มีวิธีการสื่อสารที่ดี
วิธีการสื่อสารก็เป็นปัจจัยที่สำคัญอีก
ประการหนึ่งที่มีส่วนกำหนดให้การนำเสนอนั้นมีประสิทธิภาพ
ประสิทธิภาพในการนำเสนอมี
๒ ลักษณะ คือ
๑.
การสื่อสารทางเดียว (One-Way
Communication) คือการสื่อสารที่ข่าวสารจะถูกส่งจากผู้ส่งไปยังผู้รับในทิศทางเดียว
โดยไม่มีการตอบโต้กลับจากฝ่ายผู้รับ เช่น การสื่อสารผ่านสื่อ วิทยุ โทรทัศน์
หนังสือพิมพ์ การออกคำสั่งหรือมอบหมายงานโดย ฝ่ายผู้รับไม่มีโอกาสแสดงความคิดเห็น
ซึ่งผู้รับอาจไม่เข้าใจข่าวสาร
หรือเข้าใจไม่ถูกต้องตามเจตนาของผู้ส่งและทางฝ่ายผู้ส่งเมื่อไม่ทราบปฏิกิริยาของผู้รับจึงไม่อาจปรับการสื่อสารให้เหมาะสมได้
การสื่อสารแบบนี้สามารถทำได้รวดเร็วจึงเหมาะสำหรับการสื่อสารในเรื่องที่เข้าใจง่าย
ในสถานการณ์ของการสื่อสารบางอย่าง
มีความจำเป็นต้องใช้การสื่อสารทางเดียว
แม้ว่าเรื่องราวที่สื่อสารจะมีความซับซ้อนก็ตาม เช่น
กรณีผู้รับและผู้ส่งไม่อาจพบปะ หรือติดต่อสื่อสารกันได้โดยตรง
การสื่อสารแบบกลุ่มใหญ่ และการสื่อสารมวลชนซึ่งไม่อาจทราบผู้รับที่แน่นอน
๒.
การสื่อสารสองทาง (Two-way
Communication) คือการสื่อสารที่มีการส่งข่าวสารตอบกลับไปมาระหว่างผู้สื่อสาร
ดังนั้นผู้สื่อสารแต่ละฝ่ายจึงเป็นทั้งผู้ส่งและผู้รับในขณะเดียวกัน
ผู้สื่อสารมีโอกาสทราบปฏิกิริยาตอบสนองระหว่างกัน
ทำให้ทราบผลของการสื่อสารว่าบรรลุจุดประสงค์หรือไม่
และช่วยให้สามารถปรับพฤติกรรมในการสื่อสารให้เหมาะสมกับสถานการณ์
ตัวอย่างการสื่อสารแบบสองทาง เช่น การพบปะพูดคุยกัน การพูดโทรศัพท์
การออกคำสั่งหรือมอบหมายงานโดยฝ่ายรับมีโอกาสแสดงความคิดเห็น
การสื่อสารแบบนี้จึงมีโอกาสประสบผลสำเร็จได้มากกว่า
แต่ถ้าเรื่องราวที่จะสื่อสารเป็นเรื่องง่าย อาจทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น
ในสถานการณ์ของการสื่อสารบางอย่าง
เช่น ในการสื่อสารมวลชน ซึ่งโดยปกติมีลักษณะเป็นการสื่อสารทางเดียว
นักสื่อสารมวลชนก็มีความพยายามที่จะทำให้มีการสื่อสารสองทางเกิดขึ้น
โดยการให้ประชาชนส่งจดหมาย โทรศัพท์ ตอบแบบสอบถาม กลับไปยังองค์กรสื่อมวลชน เพื่อนำผลไปปรับปรุงการสื่อสารให้บรรลุผลสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
