การเตรียมการนำเสนอ

การเตรียมการนำเสนอ

การนำเสนอเรื่องในลักษณะใดก็ตามถ้าไม่มีการเตรียมพร้อมอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่ายหรือไม่เป็นไปดังที่ตั้งจุดหมายไว้ ฉะนั้นถ้าต้องการให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปด้วยความราบรื่นและบรรลุจุดมุ่งหมายตามที่ต้องการ ผู้นำเสนอควรจะต้องเตรียมการให้พร้อมก่อนที่จะนำเสนอทุกครั้ง การเตรียมการเพื่อนำเสนอข้อมูลมีขั้นตอนดังนี้

๑. การศึกษาข้อมูล

ผู้ที่จะนำเสนอจะต้องศึกษาข้อมูลต่าง ๆ ดังนี้

๑.๑ ศึกษาเรื่องที่จะนำเสนอเพื่อรวบรวมและจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่จะนำเสนอให้ถูกต้องสมบูรณ์ที่สุด

๑.๒ ศึกษาวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอหรือผู้ฟัง เพื่อที่จะได้วางแผนการใช้เทคนิคและวิธีการนำเสนอ

๑.๓ ศึกษาวิเคราะห์นำเสนอ ตลอดจนการใช้ถ้อยคำภาษาที่เหมาะสม

๑.๓ ศึกษาวิเคราะห์จุดมุ่งหมายที่จะนำไปเสนอเพื่อให้สอดคล้องสัมพันธ์กับผู้รับ      การนำเสนอ

๑.๔ ศึกษาโอกาส เวลา และสถานที่ ที่จะนำเสนอเพื่อจะได้กำหนดเค้าโครงและเนื้อหาพร้อมทั้งจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ที่จะนำเสนอ

๒. การวางแผนการนำเสนอ  จะช่วยให้การนำเสนอเป็นไปตามลำดับข้อมูลไม่สับสน ครบถ้วนสมบูรณ์ เหมาะสมกับเวลา การนำเสนอที่บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ควรมีการวางแผนที่จะนำเสนอดังนี้

          ๒.๑ รูปแบบวิธีการนำเสนอ โดยมีหลักในการวางรูปแบบวิธีการนำเสนอแบ่งกว้างๆ     ได้เป็น ๒ แบบ คือ

๑. การนำเสนอแบบที่เป็นทางการ  เช่น การนำเสนอแบบรูปแบบปาฐกถา    

การอภิปราย การบรรยายพิเศษต่าง ๆ

๒. การนำเสนอแบบที่ไม่เป็นทางการ

๒.๒ วางแนวทางในการแก้ปัญหาและอุปสรรค ปัญหาและอุปสรรคในการนำเสนออาจจะเกิดขึ้นได้ในหลาย ๆ กรณี  ถ้าเราคาดเดาปัญหาไว้ก่อนล่วงหน้าโดยการศึกษาข้อมูลก่อนที่จะนำเสนอให้ถ่องแท้ก็สามารถช่วยให้มองแนวทางในการแก้ปัญหาได้

๒.๓ วางเค้าโครงการนำเสนอ ทำได้โดยการนำหัวข้อที่จะนำเสนอมาแบ่งหมวดหมู่เรียงตามลำดับ แล้วเขียนเป็นลำดับขั้นคอนของแผนการนำเสนอ

๒.๔ วางแนวทางในการนำเสนอ เป็นการกำหนดแนวทางที่จะใช้ในการนำเสนอจัดทำหลังจากที่ได้วางเค้าโครงแล้ว การวางแนวทางในการเสนอจะช่วยให้ผู้นำเสนอเกิดความพร้อม ดังนี้

๑. กำหนดวิธีการนำเสนอ

๒. กำหนดสถานที่ที่พร้อมและเหมาะสมในการนำเสนอ

๓. กำหนดวัสดุอุปกรณ์ที่จะใช้ประกอบการนำเสนอ

๔. กำหนดบุคคลผู้เกี่ยวข้อง

๕. กำหนดช่วงเวลาที่เหมาะสมในการนำเสนอ

๒.๕ วางกำหนดขั้นตอนการนำเสนอ เมื่อได้วางแนวทางการนำเสนอขั้นต่างๆ มาแล้ว ขั้นสุดท้ายก็จะต้องกำหนดขั้นตอนการนำเสนอให้สัมพันธ์กับวิธีการ

๓. การจัดเตรียมวัสดุ อุปกรณ์ การบรรยายเพียงอย่างเดียวไม่อาจดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้ตลอดเวลา ฉะนั้นจึงต้องใช้วัสดุหรือเครื่องมืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เรียกว่าโสตทัศนูปกรณ์ เข้ามาใช้ประกอบเพื่อให้ผู้ฟังเกิดความสนใจแต่ที่นิยมใช้กันมี ดังนี้

๓.๑ อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการบรรยาย

๑. เครื่องฉายแผ่นใส หรือเครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ

๒. วีดิทัศน์ PowerPoint ภาพยนตร์ ภาพนิ่ง แผ่นใส

๓. แบบจำลอง

๓.๒ อุปกรณ์ที่ใช้เสริมการบรรยาย

๑. แผ่นพับ

๒. หนังสือ

๓. รูปภาพ

๔. เอกสารประกอบ

๔. การจัดเตรียมความพร้อมของสถานที่ ในการนำเสนอนอกจากจะต้องตระเตรียมวัสดุอุปกรณ์เพื่อนำมาประกอบการนำเสนอแล้ว การเตรียมความพร้อมของสถานที่ก็มีส่วนสำคัญ   ที่จะทำให้การนำเสนอเป็นไปได้ด้วยดี

๔.๑ การจัดห้องสำหรับการนำเสนอ ควรเลือกให้เหมาะสมกับจำนวนผู้ฟังเช่น ห้องประชุมขนาดเล็ก ห้องประชุมขนาดใหญ่

๔.๒ การจัดที่นั่งและแท่นสำหรับการนำเสนอ จะต้องเตรียมให้พร้อม

๑. แท่นสำหรับบรรยายใช้ในกรณีที่ยืนพูด

๒. โต๊ะสำหรับบรรยายใช้กรณีที่นั่งพูด

๓. โต๊ะวางอุปกรณ์ช่วยประกอบการบรรยาย

๔.๓ ระบบระบายอากาศ จะต้องอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ดี

๔.๔ ระบบเสียง ควรมีการทดสอบก่อนการใช้งาน เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถใช้งานได้ดี มีความดังชัดเจน

๔.๕ ระบบแสงสว่างภายในห้อง จะต้องให้เหมาะสมกับสายตาของผู้ฟัง พอเหมาะกับ  การใช้งาน

๔.๖ การประดับตกแต่งสถานที่ การใช้สิ่งประดับตกแต่งห้องหรือบริเวณที่จะใช้ใน     การนำเสนอทั้งสิ้น สิ่งที่นำมาตกแต่ง